Bolagsstyrningsrapport 2021

Med bolagsstyrning avses de beslutssystem genom vilka aktieägarna, direkt eller indirekt, styr Nordic Iron Ore AB (publ).

Bolagsstyrningen i Nordic Iron Ore utgår ifrån svensk lagstiftning, främst aktiebolagslagen och Bolagets bolags­ordning samt de interna instruktioner som Bolaget har upprättat och fastställt.

Svensk kod för bolagsstyrning (Koden) gäller för svenska aktiebolag vars aktier är upptagna på en så kallad reglerad marknad och syftar till att utgöra vägledande regler för god bolagsstyrning och komplettera lagstiftningen på områden där den ställer högre krav. Bolagets aktier är sedan 1 oktober 2018 är upptagna till handel på Nasdaq First North Growth Market. Då denna handelsplats inte är en reglerad marknad är Bolaget inte skyldigt att tillämpa Koden, men Bolaget har som ambition att successivt vidta åtgärder för att efterleva reglerna i Koden, i en takt som bedöms väl avvägd utifrån verksamhetens stadium och omfattning.

För att uppfylla kraven för notering på Nasdaq First North har bolaget utsett Wildeco Ekonomisk Information AB till Certified Advisor.

Aktien

Aktiekapitalet uppgick vid räkenskapsårets slut till totalt 64 400 884 kronor fördelat på 37 135 055 aktier, med ett kvotvärde om 1,734 kronor per aktie.

Bolagets aktiekapital skall enligt bolagsordningen utgöra lägst 34 000 000 kronor och högst 136 000 000 kronor och antalet aktier skall vara högst 76 000 000 stycken. Några begränsningar av aktiernas överlåtbarhet finns inte enligt bolagsordningen eller gällande lagstiftning. På års­stäm­man 2021 beslutades om bemyndigande av styrelsen att utge finansiella instrument med eller utan företrädesrätt för befintliga aktieägare. Emission enligt bemyndigandet får omfatta högst ett sådant antal aktier, konvertibler eller teckningsoptioner som ryms inom bolagsordningens gränser.

Aktieägare och bolagsstämma

Nordic Iron Ores högsta beslutande organ är bolags­stämman, där aktieägarna utövar sitt inflytande i Bolaget. Varje år skall en ordinarie bolagsstämma hållas, en så kallad årsstämma. Årsstämman fattar beslut bland annat avseende faststäl­lande av resultat- och balans­räkningar, disposition av Bolagets vinst eller förlust, ansvarsfrihet för styrelse och verkställande direktör och val av styrelse och revisorer samt fastställer arvoden till dessa.

Enligt Nordic Iron Ores bolagsordning kan bolagsstämma hållas i Ludvika kommun, där den huvudsakliga verk­samheten avses bedrivas eller i Stockholms kommun. Kallelse till årsstämma samt till extra bolagsstämma där fråga om ändring av bolagsordningen kommer att behandlas skall utfärdas tidigast sex och senast fyra veckor innan bolags­stämman. Kallelse till annan extra bolagsstämma skall utfärdas tidigast sex och senast två veckor före stämman. Kallelse till bolagsstämma skall ske genom annonsering i Post och Inrikes Tidningar samt på Bolagets webbplats. Information om att kallelse har skett skall annonseras i Dagens Industri. Rätt att delta och rösta för sina aktier vid bolagsstämman har de aktieägare som på avstäm­ningsdagen är registrerade i den av Euroclear förda aktieboken och som dessutom i rätt tid har anmält sitt deltagande till Bolaget.

Årsstämman 2021 hölls den 7 juli på restaurang Kajkrogen i Ludvika. Kommuniké från årsstämman finns publicerad på Bolagets hemsida. Vid årsstämman fattades beslut om omval av styrelseledamöterna Jonas Bengtsson, Gösta Bergman, Tomas Olofsson och Timo Lindborg. Tomas Olofsson valdes till styrelsens ordförande.

Valberedning

Årsstämman beslutade att valberedningen skall utses genom att styrelsens ordförande kontaktar minst tre av de största aktieägarna vid utgången av 2021 för att dessa utser en representant vardera som, tillsammans med styrelsens ordförande, bildar valberedning.                 Valberedningen utser ordförande inom sig.

Styrelsen och dess arbetsformer

Styrelsen svarar för Nordic Iron Ores organisation och förvaltningen av Bolagets angelägenheter. Styrelsen skall fortlöpande bedöma Bolagets och koncernens ekono­miska situation och se till att Bolagets organisation är utformad, så att bokföringen, medelsför­valtningen och Bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen väljs för tiden intill näst­kommande årsstämma.

Styrelsen skall enligt bolagsordningen bestå av mellan tre och tio ledamöter med högst tio suppleanter Bolagets styrelse består för närvarande av fyra styrelseledamöter, utan suppleanter.

I styrelsen för Nordic Iron Ore finns kompetens och erfarenheter från områden som är av betydelse för Bolaget. Styrelsen innefattar ledamöter som bland annat har kompetens och erfarenheter av företagsledning och företagsutveckling inom gruvindustrin samt finansiering.

Styrelsearbetet sker utifrån gällande lagstiftning, regler och den arbetsordning styrelsen har fastställt. Arbets­ordningen ses löpande över och fastställs åtminstone en gång per år på det konstituerande styrelsemötet efter årsstämman.

Styrelsen har beslutat att för närvarande inte utse några utskott inom styrelsen, med anledning av att styrelsen anser att de uppgifter som skulle utföras av ersättnings- och revisionsutskott under nuvarande stadium i Bolagets utveckling, sköts effektivast inom ramen för styrelsen i sin helhet.

Styrelsen skall enligt arbetsordningen hålla minst sex sammanträden, utöver konstituerande sammanträdet. Under 2021 höll styrelsen 14 sammanträden inklusive proto­­kollförda telefonmöten. Styrelsen behandlade vid sina ordinarie möten de fasta punkter som förelåg vid respektive styrelsemöte i enlighet med styrelsens arbetsordning såsom VDs rapport om viktigare händelser sedan föregående möte och ekonomiska rapporter.

Styrelsen hålls informerade om Bolagets finansiella ställning och utveckling, åtminstone vid varje ordinarie styrelsesammanträde. Finansiell rapportering till styrelsen skall ske enligt fastställd instruktion avseende ekonomisk rapportering.

Nu gällande arbetsordning, instruktion avseende ekono­misk rapportering samt delegations­ordning fast­ställdes av styrelsen den 7 juli 2021.

På Bolagets hemsida www.nordicironore.se återfinns under rubriken Bolagsstyrning, bolagsordningen, samt information om styrelse och ledande befattningshavare. Uppgifter om utbetald ersättning till styrelsen framgår av not i årsredovisningen.

Verkställande direktören

Verkställande direktören är underställd styrelsen och har främst ansvar för den löpande verksamheten, innefa­ttande bland annat personal-, finans- och ekonomifrågor, löpande kontakter med Bolagets intressenter (såsom myndigheter och finansiella marknaden) samt att tillhandahålla styrelsen den information som krävs för att kunna fatta väl underbyggda beslut. Arbets- och ansvarsfördelning mellan styrelse och verkställande direktören regleras av lagstiftning, Bolagets instruktion till verkställande direktören om arbetsfördelning mellan styrelse och verkställande direktören samt av styrelsen fastställd delegationsordning. Styrelsens ordförande för löpande dialog med verkställande direktören och vid behov kallas till extra styrelsemöten.

Lennart Eliasson är sedan september 2018 verkställande direktör i Bolaget. Dessförinnan verkade han som ekonomidirektör i Bolaget. Verkställande direktören presenteras närmare på bolagets hemsida under ”Om oss, Organisation, Ledande befattnings­havare”. Uppgifter om ersättning till verkställande direktören redovisas i årsredovisningens noter.

Insiderregister och insiderpolicy

Inför marknadsnoteringen av Bolagets aktie på Nasdaq First North har styrelsen antagit en informationspolicy innehållande bland annat regler om hantering av insiderinformation. Policyn reglerar rutiner för de perioder då personer i ledande ställning och andra insynspersoner inte får bedriva handel med aktier eller andra finansiella instrument utgivna av bolaget.

Revision

Revisorn skall granska Bolagets årsredovisning och bokföring samt styrelsens och den verkställande direk­törens förvaltning i enlighet med aktiebolagslagen och god revisionssed i Sverige.

Vid årsstämman 2021 omvaldes Bolagets revisor Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB med Anna Rozhdestvenskay som ny huvudansvarig revisor för perioden fram till årsstämman 2022.

Information till aktiemarknaden

Då Bolaget har ett mycket stort antal ägare har Nordic Iron Ore som målsättning att löpande hålla aktie­mark­naden informerad om Bolagets verksamhet, så att marknadens krav på information och information i rätt tid väl tillgodoses. Krav på Bolagets informationsgivning finns främst i lagstiftning och NASDAQ OMX regler för First North Growth Market.

Nordic Iron Ore avlämnar kvartalsrapporter, boksluts­kommuniké och årsredovisning vilka offentliggörs via pressrelease och publiceras på bolagets hemsida.