Bolagsstyrningsrapport

Bolagsstyrningsrapport 2017

Med bolagsstyrning avses de beslutssystem genom vilka aktieägarna, direkt eller indirekt, styr Nordic Iron Ore.

Bolagsstyrningen i Nordic Iron Ore utgår ifrån svensk lagstiftning, främst aktiebolagslagen och Bolagets bolags­ordning samt de interna instruktioner som Bolaget har upprättat och fastställt.

Svensk kod för bolagsstyrning (Koden) gäller för svenska aktiebolag vars aktier är upptagna på en så kallad reglerad marknad och syftar till att utgöra vägledande regler för god bolagsstyrning och komplettera lagstiftningen på områden där den ställer högre krav. Då Bolagets aktier inte är upptagna till handel på en reglerad marknad är Bolaget inte skyldigt att tillämpa Koden, men Bolaget har som ambition att successivt vidta åtgärder för att efterleva reglerna i Koden, i en takt som bedöms väl avvägd utifrån verksamhetens stadium och omfattning.

Aktien

Aktiekapitalet uppgick vid räkenskapsårets slut till totalt 19 013 563 kronor fördelat på 109 636 650 aktier, med ett kvotvärde om 0,1734 kronor per aktie.

Bolagets aktiekapital skall enligt bolagsordningen utgöra lägst 17 100 000 kronor och högst 68 400 000 kronor och antalet aktier skall vara högst 396 000 000 stycken. Några begränsningar av aktiernas överlåtbarhet finns inte enligt bolagsordningen eller gällande lagstiftning. På års­stäm­man 2017 beslutades om bemyndigande av styrelsen att utge finansiella instrument med eller utan företrädesrätt för befintliga aktieägare. Emission enligt bemyndigandet får omfatta högst ett sådant antal aktier, konvertibler eller teckningsoptioner som ryms inom bolagsordningens gränser.

Aktieägare och bolagsstämma

Nordic Iron Ores högsta beslutande organ är bolags­stämman, där aktieägarna utövar sitt inflytande i Bolaget. Varje år skall en ordinarie bolagsstämma hållas, en så kallad årsstämma. Årsstämman fattar beslut bland annat avseende fastställande av resultat- och balans­räkningar, disposition av Bolagets vinst eller förlust, ansvarsfrihet för styrelse och verkställande direktör och val av styrelse och revisorer samt fastställer arvoden till dessa.

Enligt Nordic Iron Ores bolagsordning kan bolagsstämma hållas i Ludvika kommun, där den huvudsakliga verksamheten avses bedrivas eller i Stockholms kommun. Kallelse till årsstämma samt till extra bolagsstämma där fråga om ändring av bolagsordningen kommer att behandlas skall utfärdas tidigast sex och senast fyra veckor innan bolagsstämman. Kallelse till annan extra bolagsstämma skall utfärdas tidigast sex och senast två veckor före stämman. Kallelse till bolagsstämma skall ske genom annonsering i Post och Inrikes Tidningar samt på Bolagets webbplats. Information om att kallelse har skett skall annonseras i Dagens Industri. Rätt att delta och rösta för sina aktier vid bolagsstämman har de aktieägare som på avstäm­ningsdagen är registrerade i den av Euroclear förda aktieboken och som dessutom i rätt tid har anmält sitt deltagande till Bolaget.

Årsstämman 2017 hölls den 22 maj på restaurang Piren i Ludvika. Kommuniké från årsstämmen finns publicerad på Bolagets hemsida. Vid årsstämman fattades beslut om omval av styrelseledamöterna Jonas Bengtsson, Johnas Jansson, Anders Bengtsson och Tomas Olofsson. Tomas Olofsson valdes till styrelsens ordförande.

Valberedning

Årsstämman beslutade att valberedningen skall utses genom att styrelsens ordförande kontaktar minst tre av de största aktieägarna vid utgången av 2017 för att dessa utser en representant vardera som, tillsammans med styrelsens ordförande, bildar valberedning.  Valberedningen utser ordförande inom sig.

Styrelsen och dess arbetsformer

Styrelsen svarar för Nordic Iron Ores organisation och förvaltningen av Bolagets angelägenheter. Styrelsen skall fortlöpande bedöma Bolagets och koncernens ekono­miska situation och se till att Bolagets organisation är utformad, så att bokföringen, medelsför­valtningen och Bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen väljs för tiden intill näst­kommande årsstämma.

Styrelsen skall enligt bolagsordningen bestå av mellan tre och tio ledamöter med högst tio suppleanter Bolagets styrelse består för närvarande av fyra styrelseledamöter, utan suppleanter.

I styrelsen för Nordic Iron Ore finns kompetens och erfarenheter från områden som är av betydelse för Bolaget. Styrelsen innefattar ledamöter som bland annat har kompetens och erfarenheter av företagsledning, företagsutveckling och finansiering.

Styrelsearbetet sker utifrån gällande lagstiftning, regler och den arbetsordning styrelsen har fastställt. Arbets­ordningen ses löpande över och fastställs åtminstone en gång per år på det konstituerande styrelsemötet efter årsstämman.

Styrelsen har beslutat att för närvarande inte utse några utskott inom styrelsen, med anledning av att styrelsen anser att de uppgifter som skulle utföras av ersättnings- och revisionsutskott under nuvarande stadium i Bolagets utveckling, sköts effektivast inom ramen för styrelsen i sin helhet.

Styrelsen skall enligt arbetsordningen hålla minst sex sammanträden, utöver konstituerande sammanträdet. Under 2017 höll styrelsen 11 sammanträden inklusive proto­­kollförda telefonmöten. Styrelsen behandlade vid sina ordinarie möten de fasta punkter som förelåg vid respektive styrelsemöte i enlighet med styrelsens arbetsordning såsom VDs rapport om viktigare händelser sedan föregående möte och ekonomiska rapporter.

Styrelsen hålls informerade om Bolagets finansiella ställning och utveckling, åtminstone vid varje ordinarie styrelsesammanträde. Finansiell rapportering till styrelsen skall ske enligt fastställd instruktion avseende ekonomisk rapportering.

Nu gällande arbetsordning, instruktion avseende ekono­misk rapportering samt delegations­ordning fast­ställdes av styrelsen den 22 maj 2017.

På Bolagets hemsida www.nordicironore.se återfinns under rubriken Bolagsstyrning, bolagsordningen, samt information om styrelse och ledande befattningshavare. Uppgifter om utbetald ersättning till styrelsen framgår av not i årsredovisningen.

Verkställande direktören

Verkställande direktören är underställd styrelsen och har främst ansvar för den löpande verksamheten, innefa­ttande bland annat personal-, finans- och ekonomifrågor, löpande kontakter med Bolagets intressenter (såsom myndigheter och finansiella marknaden) samt att tillhandahålla styrelsen den information som krävs för att kunna fatta väl underbyggda beslut. Arbets- och ansvarsfördelning mellan styrelse och verkställande direktören regleras av lagstiftning, Bolagets instruktion till verkställande direktören om arbetsfördelning mellan styrelse och verkställande direktören samt av styrelsen fastställd delegationsordning. Styrelsens ordförande för löpande dialog med verkställande direktören och vid behov kallas till extra styrelsemöten.

Paul Marsden är sedan september 2015 verkställande direktör i Bolaget. Dessförinnan verkade han som Technical sales and marketing director i Bolaget. Verkställande direktören presenteras närmare på bolagets hemsida under ”Om oss, Organisation, Ledande befattnings­havare”. Uppgifter om ersättning till verkställande direktören redovisas i årsredovisningens noter.

Insiderregister och insiderpolicy

Som förberedelse för en framtida marknads- notering av Bolagets aktie har styrelsen antagit en insiderpolicy. Insiderpolicyn reglerar rutiner för de perioder då handel med aktier eller andra finansiella instrument inte får ske.

Revision

Revisorn skall granska Bolagets årsredovisning och bokföring samt styrelsens och den verkställande direk­törens förvaltning i enlighet med aktiebolagslagen och god revisionssed i Sverige.

Vid årsstämman 2017 omvaldes Bolagets revisor Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB med Annika Wedin som huvudansvarig revisor för perioden fram till årsstämman 2018.

Information till aktiemarknaden

Då Bolaget har ett mycket stort antal ägare har Nordic Iron Ore som målsättning att löpande hålla aktie­mark­naden informerad om Bolagets verksamhet, så att marknadens krav på information och information i rätt tid väl tillgodoses. Krav på Bolagets informations- givning finns främst i lagstiftning och NASDAQ OMX regler för First North.

Nordic Iron Ore avlämnar kvartalsrapporter, boksluts­kommuniké och årsredovisning vilka offentliggörs via pressrelease och publiceras på bolagets hemsida.